JAKIE KORZYŚCI

DAJE SKANOWANIE DOKUMENTÓW

           Pomimo powszechnej informatyzacji, dającej możliwości załatwienia wielu spraw za pośrednictwem Internetu, ciągle jeszcze posługujemy się dokumentami w formie papierowej. Każda firma, zwłaszcza duża i prężnie działająca, generuje duże ilości papierowych dokumentów. Bywa, że do ich składowania konieczne jest wykorzystanie oddzielnych pomieszczeń zastawionych półkami z umieszczonymi na nich segregatorami czy teczkami. Nieraz są to dokumenty, których składowanie, w myśl obowiązujących przepisów, nie byłoby już konieczne ale zawarte w nich informacje nadal mogą mieć znaczenie. Pierwszą, bardzo wymierną korzyścią jest więc zaoszczędzenie miejsca przeznaczonego na składowanie dokumentów, które nie muszą być już przechowywane w formie papierowej lecz nadal są istotne ze względu na zawarte w nich informacje. Zaoszczędzone miejsce można wykorzystać na działalność związaną ze specyfiką firmy i w ten sposób poszerzyć swoje możliwości. Jeśli pomieszczenia firmowe są wynajmowane, to można również zrezygnować z najmu jednego lub części pomieszczeń i w ten sposób odnieść wymierne korzyści finansowe.

          Kolejną korzyścią wynikającą z możliwości zeskanowania dokumentów jest uchronienie ich przed zniszczeniem w przypadku pożaru, kradzieży czy innych zdarzeń losowych – dotyczy to zwłaszcza tych dokumentów, co do których istnieje obowiązek przechowywania do kontroli. Warto więc przechowywać zeskanowane dokumenty na kilku nośnikach dobrej jakości, umieszczonych również poza  miejscem magazynowania dokumentów papierowych. W ten sposób unikniemy nieprzewidzianych sytuacji, które mogłyby stanowić poważny problem dla firmy w przypadku trwałej utraty ważnych danych. Wspomniane nośniki – zewnętrzne dyski lub pamięci masowe – można również zabezpieczyć przed skorzystaniem z nich przez niepowołane osoby. Możliwość taką daje zabezpieczenie dostępu do danych hasłem a niektóre pamięci typu pendrive mają również czytniki linii papilarnych, które dają możliwość łatwego i szybkiego dostępu do zapisanych danych wyłącznie przez odpowiednie osoby.

          Nie sposób też nie docenić innej zalety wynikającej z możliwości skanowania dokumentów. Współczesna technika skanowania daje możliwość zapisywania treści zeskanowanych dokumentów w formie edytowalnych plików Worda lub plików PDF z możliwością przeszukiwania, co z kolei umożliwia stworzenie archiwum i przeszukiwanie treści dokumentów oraz znajdowanie w nich odpowiednich słów kluczowych. Do budowy tego typu archiwów służą specjalistyczne programy. Nie trudno się domyśleć, że bardzo ułatwia to poszukiwanie pożądanego dokumentu i przyspiesza tę czynność, w porównaniu z koniecznością wertowania segregatorów. Jest to również pożądane jeśli firma korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów.

          Kolejną zaletą posiadania archiwum dokumentów firmowych w formie elektronicznej jest możliwość łatwego dostępu do pożądanych treści w razie urzędowej kontroli firmy. Może nam to zaoszczędzić stresu związanego z nagłym poszukiwaniem potrzebnych informacji a ponadto wszystkie dane mamy zawsze pod ręką. Tego typu zaletę docenią z pewnością przedsiębiorcy.

          Podsumowując ten wątek warto dodać, że z możliwości skanowania dokumentów i tworzenia archiwów w formie elektronicznej mogą odnieść pożytek nie tylko firmy ale również osoby prywatne. Każda rodzina również przechowuje różnego rodzaju dokumenty: faktury zakupu, umowy ubezpieczeniowe, pisma urzędowe czy wreszcie pamiątki rodzinne takie jak zdjęcia i prywatną korespondencję. Nie zawsze chcemy się pozbywać zwłaszcza tych dokumentów, które są pamiątkami rodzinnymi. Jednak i one mogą być narażone na zniszczenie, więc warto zadbać o ich zarchiwizowanie w formie elektronicznej. Natomiast niektóre dokumenty urzędowe czy inne materiały drukowane, których przechowywanie w domowej biblioteczce nie jest konieczne, można zarchiwizować aby w przyszłości mieć dostęp do zawartych w nich informacji. Tak więc osoby prywatne również mogą odnieść korzyści z możliwości zeskanowania posiadanych zasobów.