|
FAQ
CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA
|
|
1. Gdzie mogę zlecić i wykonać usługę skanowania dokumentów?
Zlecenia usług przyjmowane są telefonicznie, za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego na stronie internetowej firmy lub za pośrednictwem poczty elektronicznej. W razie konieczności nasza firma, przed wykonaniem usługi, kontaktuje się ze zleceniodawcą osobiście, w celu ustalenia zakresu usług oraz wstępnego oszacowania kosztów. Usługa skanowania jest wykonywana w firmie zamawiającej lub w odpowiednim miejscu wskazanym przez tę firmę (np. w biurze rachunkowym). Może też być wykonywana w domu u klienta indywidualnego. Jest również możliwość wykonania usługi w siedzibie firmy Elskan, po odebraniu dokumentów od klienta.
2. Czy miejsce wykonywania usługi – siedziba firmy zamawiającej czy firmy skanującej – wpływa na koszt usługi?
Nie, miejsce skanowania dokumentów nie ma wpływu na koszta skanowania, jeśli usługa jest wykonywana na terenie Łodzi lub aglomeracji łódzkiej. Na podwyższenie ceny usługi może wpłynąć jedynie konieczność dojazdu do klienta poza Łódź. Wówczas klient ponosi koszta dojazdu pracownika firmy w celu odebrania dokumentów przed wykonaniem usługi i dostarczenia ich po wykonaniu lub w celu zeskanowania ich na miejscu, w siedzibie firmy zamawiającej usługę. Jest również możliwość wysłania i przysłania dokumentów za pośrednictwem firmy kurierskiej. Koszta i ryzyko takiej operacji ponosi klient.
3. Dojazd do których miejscowości w celu wykonania usługi jest bezpłatny?
Bezpłatnie dojeżdżamy do klienta na terenie Łodzi a także Zgierza, Pabianic, Aleksandrowa Łódzkiego, Konstantynowa Łódzkiego, Ksawerowa, Rzgowa, Strykowa, Brzezin i w obrębie pierścienia wyznaczonego przez te miejscowości.
4. Jaki jest koszt dojazdu do innych miejscowości?
Koszt dojazdu do innych miejscowości w Polsce wynosi 1 zł za kilometr odległości. Usługę skanowania w miejscach oddalonych od aglomeracji łódzkiej wykonujemy tylko wówczas, gdy koszt usługi wynosi co najmniej 300 zł netto, chyba że klient zdecyduje się na podwyższenie kosztu usługi do tego poziomu. Koszta dojazdu obliczamy na podstawie odległości wskazanego miejsca a nie całkowitej drogi, więc klient, którego siedziba jest oddalona od Łodzi o 100 km zapłaci za dojazd pracownika 100 zł netto.
5. Czy nie ma ryzyka wykorzystania danych zawartych w skanowanych dokumentach przez osoby niepowołane lub wykorzystania ich przez inne firmy w celach marketingowych?
Przed rozpoczęciem skanowania i dostępu do dokumentów pracownik firmy Elskan podpisuje stosowne oświadczenie, mówiące o świadomości odpowiedzialności karnej związanej z nieprawnym wykorzystaniem skanowanych dokumentów. Zeskanowane dane nie są przechowywane przez naszą firmę od momentu sprawdzenia poprawności i jakości skanowania przez klienta i zapłaty za usługę.
6. Czym jest technologia OCR?
Technologia ta – z ang. Optical Character Recognition – daje możliwość przetwarzania skanowanych dokumentów na edytowalne dokumenty Worda lub pliki PDF z możliwością ich przeszukiwania. Umożliwia to ponowną edycję tekstu zeskanowanych dokumentów i tworzenie na ich podstawie archiwów, które pozwalają na wyszukiwanie pożądanych dokumentów po słowach kluczowych. Stopień poprawności tekstowej przetworzonych dokumentów zależy od ich stanu i technologii wydruku. Dokumenty drukowane na drukarkach igłowych nie dają się przetwarzać w ten sposób a możliwość i stopień poprawności przetworzenia innych dokumentów zależy od ich stanu, rodzaju czcionki i układu.
7. Co dzieje się z papierowymi dokumentami po ich zeskanowaniu?
Zależy to od woli klienta. Jeśli dokumenty są przechowywane w teczkach lub segregatorach, to po zeskanowaniu mogą być pozostawione w tej samej formie i kolejności jak przed rozpoczęciem pracy, łącznie ze spinaniem kartek które na początku były spięte przy pomocy zszywek lub spinaczy. Jest to operacja czasochłonna więc wpływa na ostateczny koszt usługi. Dokumenty mogą być również pozostawione w kartonach bez ich ponownego wpinania do segregatorów, przy jednoczesnym wykonaniu spinania kartek stanowiących całość lub z pominięciem tej czynności. Inną możliwością jest zniszczenie zeskanowanych dokumentów. Usługa ta jest realizowana przez naszą firmę po podpisaniu stosownego oświadczenia przez klienta.
8. Jakie są ostateczne koszta usługi?
Główną część kosztów usługi stanowią koszta skanowania, które są zależne od ilości skanowanych dokumentów – bliższe informacje w cenniku usług zamieszczonym na stronie internetowej. Jeśli proces skanowania jest skomplikowany lub wymaga dodatkowych operacji, wówczas koszt skanowania jest mnożony przez współczynnik trudności. Współczynnik 1 stosowany jest dla dokumentów, które są zbliżonego formatu, więc nie wymagają pojedynczego wkładania do skanera, nie są pospinane spinaczami ani zszywkami i nie są pogniecione, więc nie stwarzają trudności podczas automatycznego podawania do skanera a po zeskanowaniu nie wymagają ponownego wpinania do segregatorów czy umieszczania w foliowych obwolutach. Na podwyższenie tego współczynnika wpływa stan dokumentów, ich format a także konieczność spinania i rozpinania, ręcznego podawania, skanowania dokumentów o rozmiarze większym od formatu A4. Koszta usługi podwyższa również obsługa informatyczna związana z wykorzystaniem programu do archiwizacji – są to koszta dodatkowe, poza usługą skanowania. Dodatkowym czynnikiem są też koszta dojazdu poza aglomerację łódzką, które nie wpływają już na podwyższenie współczynnika trudności lecz są doliczane do rachunku jako koszta transportu.
9. Czy jest możliwość obsługi informatycznej związanej z umieszczeniem zeskanowanych dokumentów w programie przeznaczonym do ich archiwizowania i przeszukiwania?
Jest taka możliwość. We współpracy z naszymi partnerami firmowymi oferujemy również programy do tworzenia archiwum zeskanowanych dokumentów i zajmujemy się obsługą tych programów związaną z umieszczeniem w nich zeskanowanych dokumentów w taki sposób, aby stworzyć praktyczne w użyciu archiwum z możliwością jego szybkiego przeszukiwania. Firmy oferujące oprogramowanie oferują też możliwość szkolenia z jego obsługi.
10. Czy jest możliwość umieszczenia dokumentów w dowolnym programie wskazanym lub posiadanym przez klienta?
Nasza firma preferuje wykorzystanie programów, z których korzysta na co dzień podczas obsługi klientów. W związku z wielością dostępnych programów komputerowych o podobnych zastosowaniach nie zawsze jest możliwe bezproblemowe wykorzystanie wskazanego programu bez wcześniejszego szkolenia które, w zależności od rodzaju programu, może być czasochłonne. Dlatego pracujemy na programach oferowanych przez naszą firmę a wyjątki od tej zasady wymagają indywidualnego ustalenia w poszczególnych przypadkach. Ponadto jeśli klient sam używa jakiegoś programu do archiwizacji danych, to może samodzielnie umieścić w nim zeskanowane dokumenty, oszczędzając na pracochłonnej czynności ich skanowania oraz na kosztach usługi informatycznej.
11. Czy firma oferuje bezpłatnie program do archiwizowania dokumentów?
Nie, program ten jest płatny, ponieważ nie jest naszym produktem i wymaga zakupienia w firmie zewnętrznej. Jednak jeśli sprawna obsługa posiadanej dokumentacji jest dla Klienta priorytetem, to koszta zakupu tego programu okażą się niewielkie w porównaniu z jego funkcjonalnością.
12. Czy jest możliwość opracowania zeskanowanych dokumentów bez konieczności posiadania bądź zakupu specjalistycznego programu?
Tak, możemy również zeskanować dokumenty do pliku i opracować je w formie drzewa katalogów systemu Windows. Tego typu usługa jest bezpłatna. Jeśli firma korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów lub z jakiegokolwiek programu służącego do archiwizacji, który na co dzień wykorzystują pracownicy firmy, to mogą oni sami, bez trudu, umieścić pliki z zeskanowanymi dokumentami we wspomnianym programie. W ten sposób zostanie pominięta najbardziej pracochłonna czynność skanowania dokumentów a koszta usługi będą niższe niż w przypadku poszerzenia jej zakresu o obsługę informatyczną. Wielość formatów w jakich można zapisać zeskanowane dokumenty oraz możliwości systemu Windows służące ich prezentacji i przeglądaniu bardzo ułatwiają korzystanie z zeskanowanych zasobów, choć nie oferują wielu pożytecznych funkcjonalności jakie zawarte są w specjalistycznych programach do tworzenia archiwów.
|
|